会社への妊娠報告の書き方と伝えるタイミングは？例文と気を付けること

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会って話す前の報告

本来なら直接伝えるのがマナーですが、伝える相手が忙しくて中々時間が取れない時などは先に文面での報告が良いかもしれません。それでは、具体的にどのような文面で報告をしたらスムーズに状態が伝えられるのでしょうか？実際の事例を以下にあげてみました。

事例1

「突然ですが、妊娠致しました。予定日は○月○日頃です。産休中のことなどご迷惑おかけしますが宜しく・・・」という辞める気なし！と意志表示したメールを出しました。 出典： oshiete.goo.ne.jp

事例2

私事ですが、このたび妊娠しました。予定日は○月○日です。○ヶ月に入る前にこちらでの契約を終了させていただきたいと思います。現在○ヶ月ですが、担当のお医者様から体については特に問題がないと診断されております。
出典： oshiete.goo.ne.jp

それぞれシンプルな文ですが、「これからどうしたいのか」が分かりますね。またつわりがある場合など、どうして欲しいのかわかりやすいと思います。直接伝える機会があれば、「お時間を頂けますでしょうか」と一言付け加えると良いですね。

事例の妊婦さんたちは事前に伝えていたので、つわりや体調不良で席を外す際も周りにフォローしてもらえることができたようです。

注意！気を付けたい表現

文面を作成するうえで、注意したいポイントがいくつかあります。ちょっと心がけるだけで反応が変わってくるので念頭においておきましょう。

赤ちゃんを授かって・・・

「赤ちゃんを授かって」や「赤ちゃんが産まれるので」など「赤ちゃん」という言葉に違和感を覚える方も。「妊娠」「出産」という言葉を使うようにしましょう。

来週から休ませてください！

会社にも都合がありますので急に言われても対応しきれない事も。休んで当然な文面は厳禁ですよ。「ご迷惑をおかけしてすみません」の一言と、「安静が必要とのことで休業を願い出たいと思います」という低姿勢な文面が良いと思います。

育児休業（もしくは退職）までの間に変な誤解をされ、あらぬ事を言われて嫌な気持ちになりたくないですよね。

注意！休業取得について

今後の働き方や育児休業の取得などの要望を伝える場合は以下に注意するとより良いでしょう。

• 妊娠したこと
• 出産予定日
• 育児休業を取りたいこと
• 〇歳頃に復帰したいこと
• 迷惑をかけて申し訳ない気持ち

この５点を丁寧に書くと良いと思います。要望を明確にしていることで職場の方の理解も得られやすいですし、産後の復帰がしやすいと思います。

例えば、急に起こりうる切迫流産など入院が必要で会社を休む場合は、こういった早めの報告があると理解を得やすくなりますね。

会社に言うタイミングはいつがよい？

妊娠を会社に言うタイミングは、基本的には安定期に入る妊娠16週目ごろとされています。

しかしつわりがひどかったり、体調が優れない日が続いたりするようなら早めに伝えましょう。特に妊娠初期の4～15週目は、急な体調の変化が起こりやすいもの。早めに伝えておけば業務を交代してもらったり、休ませてもらったりしやすくなりますよ。

妊娠を会社に言うタイミングで大切なのは、業務に支障をきたさないように余裕を持って伝えることです。

会社に妊娠報告をする際の送付相手別の文面集

それでは会社に妊娠を報告するときの文面について、送付相手別に具体的な例をあげながら解説していきます。

総務部（人事）へ送るときの例文

まずは総務部(人事)へ妊娠報告を送るときの文面から見ていきましょう。

• 「部長にはご報告いたしましたが、先日、妊娠◯か月目であることがわかりました。出産予定日は◯月◯日とのことです。産休・育休を取得したいので、必要な手続きがあればご連絡いただけませんでしょうか。」
• 「私事ですが、この度妊娠をいたしました。出産予定日は◯月◯日ですので、◯月以降、産休・育休を取得させていただく予定です。必要な手続きがあればご教示ください。」

総務部や人事に妊娠報告をする際には、文面に健康状態や産休・育休の予定など、連絡したいことを入れましょう。またメールの件名に「報告」と入れるとわかりやすくなります。

上司へ送るときの例文

次に上司に妊娠報告を送るときの文面の例を紹介します。

• 「先日、妊娠◯か月であることがわかり、出産予定日は◯月◯日とのことです。◯月より産休・育休を取得したいと思っています。またつわりがひどいため、今後の業務についてご相談させてください。」
• 「私事ではございますが、この度新たな命を授かりました。出産予定は◯月◯日です。なにかとご迷惑をおかけするかと存じますが、よろしくお願いいたします。略儀ではございますがメールにてご報告申し上げます。」

会社の上司に妊娠を言うタイミングは、総務部や人事よりも先にするようにしましょう。

直属の上司であれば、会社に言うよりも前のタイミングで伝えたほうが角が立たないはずです。また今後の業務についての相談があれば、メールで伝えるか、お時間をいただけるようにメールで伝えてください。

同僚へ送るときの例文

次は同僚に妊娠報告を送る場合の文面例です。

• 「お疲れ様です。突然のご報告ではございますが、この度妊娠いたしました。出産予定日は◯月◯日です。産休・育休の取得の際の業務引き継ぎにつきましては、追ってご相談いたします。」
• 「私事ではございますが、妊娠いたしまして、◯月◯日が出産予定日です。産休・育休の取得を考えておりますので、業務の調整にてご協力をお願いすることがあるかと存じます。ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。」

同僚への妊娠報告では、育休・産休や体調不良により業務の引き継ぎや調整が必要となるかもしれないとのことを添えると良いでしょう。

親しい先輩に送るときの例文

最後は、親しくしている会社の先輩に妊娠報告をするときの文面を紹介します。

• 「ご報告したいことがありご連絡いたしました。実は妊娠していることがわかり、出産予定日は◯月◯日とのことです。初めての妊娠ですので、これからまたご迷惑をかけることもあるかと存じますが、よろしくお願いいたします。」
• 「お世話になっております。この度妊娠がわかり、先日、安定期に入りました。初めての妊娠で不安が大きく、これからご迷惑をおかけすることがあるかもしれませんがよろしくお願いいたします。」

親しい先輩に送るときは、会社や同僚への文面より少し個人的な思いを入れても良いでしょう。ただ迷惑をかけるかもしれないとの一言を添えると印象が良くなります。

文面で伝えたら口頭でも

妊娠を会社に言うタイミングや妊娠報告の文面は、初めての妊娠であれば悩みますよね。業務の引き継ぎなどもあるでしょうから、会社に妊娠を言うタイミングはなるべく早めが理想的です。

また妊娠報告の文面はあまりくだけた表現になりすぎないこと、なるべく簡潔に用件を伝えることを意識して作成するのがおすすめ。迷惑をかけるかもしれないことへの謝罪の気持ちも込めてくださいね。

ただし文面で会社に妊娠報告をしたら、後には口頭でも報告しましょう。口頭で伝えれば誠意も伝わりますし、誤解をまねくことも少なくなるので、文面・口頭の両方で妊娠報告をしてくださいね。